Lavpraktisk digitalisering sparer tid

For at sikre at alle krav til kvalitetssikring af en entreprise bliver opfyldt, har J. Jensen som nogle af de første i branchen udviklet deres helt eget system til digital kvalitetssikring. Systemet sikrer både en øget kvalitetssikring og er samtidig tidsbesparende for medarbejderne.

Det er slut med tiden, hvor formanden på byggepladsen rendte rundt med en sagsmappe under armen med alle byggepladsens dokumenter. I dag er mappen gjort digital, og den kommer i form af en tablet.

Hos J. Jensen har virksomheden nemlig investeret i at udvikle et digitalt system udviklet helt fra bunden, der kvalitetssikrer alle de byggesager, J. Jensen er involveret i.

Det betyder, at formanden på byggepladsen i dag er udstyret med en tablet, hvorfra han nemt, effektivt og direkte på stedet kan udføre egenkontrol og dokumentation; eksempelvis startkontrol, proceskontrol, billeddokumentation m.m. Alt lagres digitalt på servere så mapper og dokumenter aldrig forsvinder.

- Vi startede med projektet for tre år siden som et forsøg, og siden har det taget fart. I dag har vi mere end 11.000 rapporter og 35.000 liggende i vores system, og på baggrund af den feedback, vi har fået byggepladserne, investerer vi netop nu i at udbygge den digitale kvalitetssikring yderligere, siger Thomas Sinding, KMA-chef (kvalitet, miljø og arbejdsmiljøchef, red) hos J. Jensen, og fortsætter:

- Det vigtigste punkt i kvalitetssikring af en nedrivningsentreprise er naturligvis, at vi ikke har lavet skader på noget blivende. Med tabletten lige ved hånden har løbende mulighed for at tage billeder og dokumentere det arbejde, vi udfører. Det er afgørende, at vi altid kan dokumentere vores arbejde, og løbende give kunderne sikkerhed for, at vores arbejde forløber, som det skal.

Native-app
Der er tale om en såkaldt "native-app", hvilket i praksis betyder at den ligger på tabletten, og ikke skal hentes via internettet. Ofte står formanden sammen med andre nede i en kælder, eller et andet sted, hvor der ikke er netforbindelse. Med denne type app gemmer tabletten bare tingene, til den igen for en forbindelse til internettet.

Masser af tomgang sparet
Og gevinsten til tilsyneladende til at få øje på:

- Hvis du vidste, hvor mange opkald det her sparer, fordi man skal finde en adresse, eller mangler en eller anden oplysning. Systemet her betyder at alle med adgang til projektet kan se alle oplysninger, så det hele er ved hånden, og uanset om man sidder på kontoret, eller er ude på pladsen, så taler man ud fra samme udgangspunkt, siger han.

Det digitale kvalitetssikringssystem har haft en stor effekt på både kvaliteten af kvalitetssikringen, ligesom det er tidsbesparende for medarbejderne på byggepladsen. Bl.a. kan man med tabletten tage billeder fra byggepladsen og uploade dem direkte til sagsmappen. Det giver en tryghed for medarbejderne og for kunderne, at der altid er backup i flere led, forklarer Thomas Sinding.

- Vores system er fleksibelt for bygherre og dennes rådgivere, fordi vi gør det muligt at holde kvalitetssikringsmaterialet opdateret, selvom det er afleveret til gennemsyn. Dette kan lade sig gøre, fordi vi kan lave en kopi af sagens indhold, som vi kan aflevere til gennemsyn, og samtidigt opdatere KS-materialet i mellemtiden. Rapporter fra app’en kan også deles med rådgiver og bygherre nemt og gnidningsfrit, ved få klik, siger Thomas Sinding og fortsætter:

- Med vores digitale tilgang har vi øget kvaliteten af dokumentation og de løbende kontroller, samtidig med at vi har øget hastigheden på vores arbejde, fordi vi har bygget et system, der er tilpasset præcis til vores medarbejdere. Fordi vi selv bygger vores systemer, kan vi også justere på dem, så de hele tiden er optimerede og sikre, at vi bliver endnu mere effektive, når det handler om kvalitetssikring.

Størstedelen af arbejdet med tilbudsberegning hos J. Jensen A/S foregår også digitalt i dag. F.eks. foregår opmåling og mængdeberegning 100 procent digitalt. Netop nu arbejder J. Jensen på at binde alle systemer sammen, så virksomheden kan udnytte den data, de har til rådighed, til at gøre forretningen mere effektiv og digital tilgængelig.

Ca. 70 tablets er i gang i firmaet i øjeblikket, og der er 85 brugere af systemet. Forskellen ligger i, at den resterende del arbejder fra en pc eller både pc og tablet.