Grundlaget for det hele: Data, der hjælper med at optimere arealet og skabe en ny indretning. IoT Fabrikken

30 % flere medarbejdere. Så mange bliver der fremover plads til på rådhuset i Roskilde – og det vel at mærke på en måde, hvor der er taget højde for medarbejdernes behov, samtidig med at genbrug og bæredygtighed er tænkt ind. Projektet med at optimere kommunens arealer er politisk vedtaget, og i spidsen for udførelsen står bygge- og ejendomschef Morten Clausen. Han er startet i eget hus.

Morten Clausen foran tomme skriveborde. Fremover vil pladsen blive udnyttet langt bedre.  

"Vi tager vores egen medicin på rådhuset. Og så bruger vi erfaringerne, når vi skal kigge på kommunens andre bygninger," siger han og fortæller, at målet er at reducere pladsforbruget med 20 % på rådhuset og 10 % i hele kommunen.

Men ingen medicin uden diagnose. Derfor har Morten Clausen og hans team taget bittesmå sensorer og software fra IoT Fabrikken i brug. Sensorerne fortæller konkret, hvor meget og hvornår skriveborde og møderum bliver brugt. Og ejendomschefen har fået bekræftet sin teori om spildplads:

"Data viser, at selv i spidsbelastningsperioder bruger vi mindre end halvdelen af pladserne. 200 tomme borde står altid tomme," siger Morten Clausen, der derfor i februar kunne fortælle medarbejderne, at fremover vil de være 1100 om at dele et areal, der før kun husede 850 – og det uden pladsproblemer:

"Det kan vi kun gøre, fordi vi har målt. Det betyder, at vi kan frasælge areal andre steder og genindrette et hus, hvor vi blandt andet får langt bedre mødefaciliteter," siger ejendomschefen.

Faktabaseret dialog giver bedre samarbejde

45 minutters kørsel nordpå arbejder Rudersdal Kommune tilsvarende strategisk med space management. Her kan også kommunaldirektør Birgitte Lundgren og space planner Mette Simson Degn se, at der er plads at spare:

Birgitte Lundgren (t.v.) og Mette Simson Degn i en af Arne Jacobsens bænke, der er specialtegnet til hans rådhus i Holte. Huset skal bevares, men arealet optimeres.  

"Selvom vi har taget 120 pladser ud, så er der mindst 100 mere, der ikke bliver brugt. Vi har i dag to administrative lokationer, og vi ser på, om det er muligt at samles på den ene med en mindre udbygning. Med op til to ugentlige hjemmearbejdsdage for mange medarbejdere giver det mening at spare på kvadratmeterne og i stedet bruge ressourcerne på en bedre indretning til dem," siger Birgitte Lundgren.

Netop når det gælder indretningen, er data et afgørende værktøj for Mette Simson Degn:

"Data giver mig ballast til at træffe beslutninger. For nu kan jeg faktuelt afgøre, om et konkret ønske kan lade sig gøre," siger space planneren og lægger ekstra vægt på ordet ’faktuelt’:

"Lige nu har jeg en afdeling, der beder om mere plads, men jeg kan se, at de har for mange tomme pladser. Tilsvarende har jeg en afdeling, der ønsker sig et bordfodboldbord. Jeg kommer med tallene, og så taler vi ud fra dem i stedet for kun ud fra følelser. Det giver et langt bedre samarbejde," fortæller hun.

I Roskilde har Morten Clausen samme oplevelse:

"Afdelinger vokser og mindskes, og vi vil gerne vide præcist, hvor meget plads hver afdeling har brug for. Målingerne giver os mulighed for at træffe beslutninger på et faktabaseret grundlag, når vi modtager forespørgsler på flere borde: Er behovet reelt, eller kan vi optimere udnyttelsen af de eksisterende borde?" forklarer bygge- og ejendomschefen.

Arbejder med fremtidens kontor – og bæredygtighed

I både Roskilde og Rudersdal arbejder man med at energioptimere ved at undgå ’øde kontorlokaler’. Man er også enige om, at de store mødelokalers tid er forbi, og at der er brug for flere, men mindre møderum og en fleksibilitet, der muliggør spontane møder.

I Roskilde er genbrug af møblerne en væsentlig del af øvelsen:

"Vi skal skifte vores gamle store borde ud med mindre, og her genbruger vi de gamle stel. Alle typer møbler, helt ned til kabelbakker, er lagt ind i vores space management-system," siger Morten Clausen med henvisning til ’RoomAlyzer’, som systemet hedder.

I Rudersdal er genbrug indbygget på forhånd, da rådhuset i Holte er tegnet af Arne Jacobsen og fredet i klasse A – både inde og ude. Her er fokus på at finde den rigtige balance imellem rådhuset i Holte og det administrative center i Birkerød. Man måler derfor på begge bygninger:

"På sigt er der en case i at se på, hvor meget plads vi egentlig behøver for at sikre en bæredygtig og effektiv administration. Det kræver dataunderstøttelse, så vi rammer rigtigt," understreger Birgitte Lundgren.