Virksomheder, der arbejder med store projekter, har brug for præcis økonomistyring. Når budgetter, likviditet og rapportering ikke hænger sammen, mister ledelsen overblikket, og beslutninger træffes på et svagt grundlag. Eksterne specialister kan i den situation styrke finansfunktionen hurtigt og målrettet.
Hvorfor er økonomistyring så vigtig i projekttunge virksomheder?
Projekter har typisk en begyndelse, en slutning og et budget. Netop derfor kræver de løbende opfølgning. Hvis omkostninger og indtægter ikke følges tæt, opdages afvigelser først, når det er for sent at korrigere.
God økonomistyring giver ledelsen tre ting: et pålideligt overblik over aktuel status, et grundlag for at prioritere ressourcer og en dokumentation, som kan fremlægges for bestyrelse, bank og samarbejdspartnere.
Hvad er supportfunktioner, og hvorfor fylder de så meget?
Supportfunktioner dækker de områder, som understøtter kerneforretningen, herunder økonomi, it, løn, HR og jura. Konsulenthuset Basico, som kan findes på basico.dk, beskriver sig selv som fagligt forankret og koncentreret i finans og arbejder netop med disse funktioner og tilbyder rådgivning, interim og projekter. Det er en kombination, som mange virksomheder har brug for, når den interne kapacitet ikke rækker.
Supportfunktionerne fylder meget, fordi de berører hele organisationen. En svag lønproces, et uoverskueligt ERP-system eller manglende compliance kan sinke selv de mest veltilrettelagte projekter.
Hvilke områder kan eksterne specialister dække?
Basico inddeler sine ydelser i fire hovedområder:
- CFO Services: blandt andet financial controlling og compliance, finance business partnering og transformation services.
- Finance IT Services: blandt andet ERP-rådgivning og implementering, herunder Business Central, samt financial planning og analyse.
- People & Payroll Services: blandt andet People Tech og analytics samt executive search og rekruttering.
- Legal Services: blandt andet databeskyttelse, commercial og corporate legal.
Opdelingen viser, at en virksomhed ikke nødvendigvis behøver at hente hjælp til hele finansfunktionen. Ofte er det et enkelt område, der kræver særlig opmærksomhed.
Hvornår giver det mening at hente ekstern hjælp?
Ekstern hjælp er relevant, når behovet er konkret og tidsbegrænset. Det kan eksempelvis være ved implementering af et nyt system, ved en kritisk opsigelse eller ved langvarig sygdom hos en nøglemedarbejder. Basico oplyser, at konsulenter kan stilles til rådighed med kort varsel i sådanne situationer.
Løsningen er desuden oplagt, når virksomheden har behov for specialistviden, som ikke er økonomisk rentabel at opbygge internt.
Hvordan sikrer man et vellykket samarbejde?
Samarbejdet bør starte med en klar aftale om opgavens omfang og forventede resultat. Jo tydeligere formålet er defineret, desto lettere er det at vurdere, om indsatsen virker.
Det er også en fordel, at rådgiveren har adgang til et fagligt bagland. Basico fremhæver, at en erfaren konsulent altid er på opgaven, og at denne kan sparre med kolleger. For virksomheden betyder det, at viden ikke afhænger af én enkelt person.
Endelig bør den interne organisation inddrages fra start. Medarbejderne skal vide, hvad den eksterne specialist skal bidrage med, og hvem der har ansvaret for hvad.
Hvilke fejl bør virksomheder undgå?
Den hyppigste fejl er at vente for længe. Når en finansfunktion er under pres, bliver problemerne sjældent mindre af sig selv.
En anden fejl er at definere opgaven for bredt. En tydelig afgrænsning gør samarbejdet mere effektivt og forhindrer, at den eksterne hjælp ender som en permanent løsning på et midlertidigt behov.
Endelig bør virksomheden sikre en ordentlig overdragelse, når opgaven er afsluttet, så den opbyggede viden bliver i organisationen.
Hvordan vurderer ledelsen finansfunktionens modenhed?
Før man henter ekstern hjælp, bør man vide, hvor man står. En enkel selvvurdering kan afdække, om finansfunktionen understøtter forretningen eller blot dokumenterer fortiden.
- Kan ledelsen få et opdateret overblik over likviditet og projektøkonomi uden manuelt arbejde?
- Er rapporteringen rettidig og pålidelig?
- Er ansvaret for budgetter og opfølgning entydigt placeret?
- Findes der en plan for, hvordan funktionen skal udvikle sig?
Hvis svaret på flere af spørgsmålene er nej, er det et tegn på, at finansfunktionen har brug for styrkelse.
Hvilken rolle spiller teknologi i økonomistyringen?
Teknologi er blevet en integreret del af moderne økonomistyring. Basico nævner blandt andet ERP-rådgivning og implementering, herunder Business Central, financial planning og analyse, herunder Workday Adaptive Planning, samt nye teknologier og AI i supportfunktioner.
Pointen er, at systemer ikke løser problemer alene. De skal vælges, implementeres og anvendes med udgangspunkt i virksomhedens processer. Ellers risikerer man dyre løsninger, som ingen bruger fuldt ud.
Hvordan måler man effekten af en ekstern indsats?
Effekten bør vurderes ud fra de succeskriterier, som er aftalt ved opstart. Det kan være kortere lukketid i regnskabet, mere pålidelige forecasts eller et bedre overblik over projekternes lønsomhed.
Det er en fordel at følge op løbende frem for kun ved opgavens afslutning. På den måde kan man justere kursen, hvis indsatsen ikke giver det ønskede udbytte, og dokumentere værdien over for ledelse og bestyrelse.
Hvad koster det at udskyde indsatsen?
Mange virksomheder udskyder en styrkelse af finansfunktionen, fordi den daglige drift fylder mest. Men manglende overblik har sin pris. Beslutninger træffes på forældede tal, afvigelser opdages sent, og ledelsens tid går med at lede efter oplysninger frem for at bruge dem.
Jo tidligere et behov afdækkes, desto flere handlemuligheder har virksomheden. En tidlig indsats er næsten altid billigere end en akut redningsaktion.
Hvad bør ledelsen tage med videre?
Økonomistyring er ikke blot et administrativt anliggende. Den er forudsætningen for, at projekter kan gennemføres til tiden og inden for budgettet. Eksterne specialister kan bidrage med kapacitet og erfaring, men værdien afhænger af, at opgaven er klart defineret, og at samarbejdet er forankret i ledelsen. Med en realistisk plan og de rette kompetencer kan finansfunktionen gå fra at være en omkostning til at blive et aktiv, som understøtter virksomhedens ambitioner og giver ledelsen tryghed i alle faser af et projekt.
BREAKING