Ifølge offentliggjorte benchmarks for kontrol af fragtfakturaer kan der kræves 3 til 7 procent af fragtomkostningerne tilbage. For virksomheder, der leverer til byggepladser, bliver en stor del af pengene aldrig krævet hjem. Manuel kontrol af hver faktura tager tid, som transportteamet ikke har.
Af Pieter Schalk, Freight Audit Expert hos nShift
Fakturaer for byggeleverancer kan komme flere uger efter, at materialerne er leveret, med beløb for ventetid, aflæsning og fragt. En underskrevet kvittering bekræfter leveringen, men ikke om hvert beløb stemmer med aftalen. Ifølge offentliggjorte benchmarks for kontrol af fragtfakturaer kan der kræves 3 til 7 procent af fragtomkostningerne tilbage. nShift Audit er AI-baseret software til kontrol af fragtfakturaer og tilbagebetaling af for meget opkrævede beløb. Løsningen er bygget til at finde beløbene og hente dem hjem.
I nShifts kundeundersøgelse fra 2026 kontrollerede omtrent tre ud af fire virksomheder fragtfakturaer manuelt eller slet ikke. I byggeriet er kontrollen særligt krævende, fordi oplysningerne kan ligge hos forskellige teams. Økonomiafdelingen har fakturaen, indkøb har aftalen, og den, der tog imod læsset, arbejder måske allerede på en anden byggeplads.
Det skal der til for at kontrollere fragtfakturaen
At kontrollere et ventetidstillæg kræver både aftalevilkårene og leveringsoplysningerne. Aftalen fastlægger, hvor meget ventetid der er inkluderet, og hvornår et tillæg kan opkræves. Leveringsoplysningerne skal vise, hvornår bilen ankom, og hvornår aflæsningen begyndte. En kvittering med kun en underskrift kan ikke dokumentere det.
På tværs af flere transportører og byggepladser vokser arbejdet hurtigt. Hver transportør har sit eget fakturaformat. En manuel gennemgang kan betyde opkald til byggeledere og et nyt regneark for hver sag. Mange teams koncentrerer sig derfor om de største fakturaer.
Små, tilbagevendende tillæg er lette at overse hver for sig. Et ventetidstillæg uden registreret ankomst kan være beskedent på én faktura. Det samme gælder et beløb for en ydelse, som ingen har bestilt. Sker det gentagne gange i løbet af en sæson, kan det samlede beløb berettige en indsigelse.
Lad softwaren tage rutinekontrollen
nShift Audit læser transportørernes fakturaer i deres oprindelige format og kontrollerer hver linje mod aftalte priser og forsendelsesdata. Løsningen forklarer hvert markeret beløb og samler dokumentationen til indsigelsen, så referencer og aftalevilkår følger med. Transportteamet gennemgår de markerede beløb i stedet for at foretage kontrollen fra bunden hver gang.
nShift Audit forklarer, hvilke kontroller en fakturalinje ikke bestod. Billede: nShift. Produktillustration; de viste tal er eksempler fra brugerfladen.
Byggepladsen leverer stadig de oplysninger, som kun den kan bekræfte, for eksempel hvornår en bil faktisk ankom. Her kan gennemgangen handle om den konkrete manglende oplysning i stedet for hele fakturaen. Beløb, der kræver yderligere dokumentation fra pladsen, gennemgås fortsat manuelt.
Opsætningen kræver, at de aftalte priser lægges ind, og at forsendelsesdata når frem til nShift Portal. nShifts engelsksprogede tjekliste til forberedelse af fragtfakturakontrol gennemgår det arbejde. Automatisk sammenholdelse omfatter forsendelser fra aktiveringstidspunktet og frem, så fakturaer fra et ældre projekt fortsat gennemgås manuelt.
Hvad projektregnskabet får ud af kontrollen
Hver indsigelse får en ansvarlig, dokumentation og en dato for næste opfølgning. Økonomiafdelingen kan betale fakturaen efter den aftalte procedure, mens indsigelsen stadig er åben. Når kreditnotaen kommer, afstemmes den mod den oprindelige opkrævning.
Ved projektets afslutning viser omkostningsrapporten, hvilke fragtbeløb der er kontrolleret. Den viser også, hvilke indsigelser der stadig er åbne, og hvilke kreditnotaer der er bogført. Samme dokumentation kan bruges i næste udbud. Hvis byggepladserne jævnligt bestiller kranaflæsning eller hastetransport, har indkøb dokumentation til at indregne behovet i næste aftale.
Om forfatteren
Pieter Schalk er Freight Audit Expert hos nShift, der udvikler software til leveringsstyring og leveringsoplevelser. Han arbejder med europæiske virksomheder med forsendelsesbehov om kontrol af fragtomkostninger og tilbagebetaling af overopkrævede beløb. Han har to årtiers erfaring med at forbinde transportdrift, transportørteknologi og kommercielle behov og er oplægsholder på nShifts Solved-session om kontrol af fragtfakturaer.
BREAKING