Eksport af varer og ydelser til virksomheder i andre EU-lande er en fundamental del af mange danske forretningsmodeller. Men selvom den frie bevægelighed i det indre marked letter handlen, er der en række komplekse momsregler, som danske virksomheder skal mestre for at undgå alvorlige økonomiske og administrative konsekvenser. Fejl i momshåndteringen ved B2B-salg i EU kan resultere i betydelige bøder, efteropkrævninger og mistet fradragsret.
Hvornår skal jeg sælge uden dansk moms? (Nulmoms)
Hovedreglen for salg af varer og ydelser til momsregistrerede virksomheder i andre EU-lande er, at der som udgangspunkt ikke skal beregnes dansk salgsmoms – det kaldes for nulmoms. Anvendelsen af nulmoms er dog betinget af flere krav, der skal være opfyldt, og som virksomheden skal kunne dokumentere.
For at kunne sælge varer uden dansk moms, skal følgende tre betingelser være opfyldt:
- Kunden er momsregistreret: Din kunde skal have et gyldigt momsnummer (VAT-nummer) i sit hjemland.
- Varerne transporteres til et andet EU-land: Det skal kunne dokumenteres, at varerne fysisk er flyttet fra Danmark til et andet EU-land.
- Momsnummeret fremgår af fakturaen: Kundens momsnummer skal tydeligt fremgå af den udstedte salgsfaktura.
Er der tale om salg af ydelser, er hovedreglen, at ydelsen momses i det land, hvor køberen er etableret (Business-to-Business, B2B). Sælger skal derfor fakturere uden dansk moms, og køberen skal i stedet afregne erhvervelsesmoms i sit hjemland. Denne metode kaldes reverse charge (omvendt betalingspligt).
Den kritiske dokumentation: Hvad skal jeg gemme?
Selvom du korrekt anvender nulmoms, ligger bevisbyrden hos den danske virksomhed, hvis SKAT ønsker at kontrollere handlen. Virksomheden skal kunne bevise, at varen faktisk er sendt fra Danmark til et andet EU-land. Uden tilstrækkelig dokumentation risikerer virksomheden, at SKAT efteropkræver den danske salgsmoms (25%), som virksomheden da hæfter for.
Nødvendig dokumentation inkluderer typisk:
- Kundens gyldige momsnummer (verificeret via VIES-systemet).
- En salgsfaktura, der angiver nulmoms og kundens momsnummer.
- Transportdokumentation (fragtbreve, kvittering fra transportør, pakkesedler underskrevet af modtager osv.).
Det er afgørende, at transportdokumentationen er utvetydig. For virksomheder, der jævnligt handler med EU-lande, er det derfor essentielt at have klare og robuste interne procedurer for dokumentationsindsamling. Har man brug for en revisor i Ringsted til at sikre, at bogførings- og dokumentationsprocesserne lever op til kravene, kan man søge professionel rådgivning.
Undgå faldgruberne: VIES og momsangivelser
To af de hyppigste fejl, danske virksomheder begår i forbindelse med EU-salg, er manglende tjek af kundens momsnummer og forkert indberetning til EU-salgslister.
Før du udsteder en faktura med nulmoms, skal du altid validere kundens momsnummer i EU's VIES-system (VAT Information Exchange System). Dette system bekræfter, om nummeret er gyldigt og tilhører en momsregistreret virksomhed. Hvis nummeret viser sig at være ugyldigt, må du som udgangspunkt ikke sælge varen uden dansk moms.
Derudover skal alt salg, der faktureres med nulmoms, indberettes på den månedlige eller kvartalsvise EU-salgsliste (også kaldet momsangivelse for EU-salg), ud over den almindelige momsangivelse. Manglende eller fejlagtig indberetning af EU-salgslisten betragtes som en overtrædelse af momsreglerne og kan føre til bøder. Yderligere information om nulmoms ved salg af varer og ydelser i EU og de specifikke regler for moms ved salg af varer og ydelser i EU findes på SKATs hjemmeside.
Hvornår skal jeg momsregistreres i andre EU-lande?
Selvom B2B-salg er omfattet af reverse charge, er der situationer, hvor danske virksomheder alligevel bliver forpligtet til at lade sig momsregistrere i et andet EU-land. Dette sker typisk, hvis virksomheden får et fast driftssted i udlandet eller lagrer varer i et andet EU-land (fx via et tredjeparts lager, kendt som call-off stock eller konsignationslager).
Hvis din virksomhed eksempelvis benytter et lager i Tyskland til at opfylde ordrer til tyske kunder, er denne lageraktivitet ofte nok til at udløse pligt til tysk momsregistrering. Denne type kompleksitet kræver specialiseret viden. Hvis din virksomhed befinder sig i Jylland, kan en revisor i Randers give den nødvendige sparring om, hvordan du navigerer i de internationale momsforpligtelser korrekt.
Konsekvenser af fejl og betydningen af eksperthjælp
Konsekvenserne af fejl i EU-momshåndteringen er alvorlige. Hvis virksomheden ikke kan dokumentere varens transport ud af Danmark, hæfter den for den manglende salgsmoms og kan risikere bøder. Hvis EU-salgslisten er fejlagtig eller manglende, kan det ligeledes medføre sanktioner.
Den bedste måde at undgå disse dyre fejl på er ved at implementere stærke, automatiserede processer og søge faglig bistand. En korrekt opsætning i bogføringssystemet, der sikrer korrekt kodning af EU-salg (både ydelser og varer), og en fast procedure for VIES-check og dokumentationsindsamling er alfa og omega. En lokal, uvildig specialist kan være en uvurderlig hjælp. For virksomheder beliggende i hovedstadsområdet, kan en revisor på Østerbro hjælpe med at sikre, at alle momsregler overholdes ned til mindste detalje.
Sørg for korrekt og omhyggelig momshåndtering
Succesfuld B2B-handel i EU afhænger af omhyggelig momshåndtering. Sørg for at anvende nulmoms korrekt ved at validere kundens momsnummer (VIES), gemme transportdokumentation og huske at indberette til EU-salgslisten. Manglende overholdelse kan føre til efteropkrævning af moms og bøder. Implementér derfor robuste interne kontroller og søg rådgivning ved den mindste tvivl.
BREAKING