Redmark løfter Document Management til forretningsniveau

Redmark løfter Document Management til forretningsniveau

En succesrig indførelse af automatiseret dokumentstyring i en organisation kræver, at man ser det som et forretningsprojekt og ikke et IT-projekt.

Det er en central forudsætning, som et af landets største revisions- og rådgivningshuse, Redmark, har efterlevet i forbindelse med implementering af en omfattende Document Management-løsning med over 200 brugere.

Hvis Document Management forankres i forretningen, så venter belønningen i form af et langt mere smidigt arbejdsflow, lynhurtig søgning på tværs af alle dokumenttyper og en automatisering af processer, som sparer tid og besvær. Og det er præcis, hvad Redmark har opnået.

Fleksibel løsning på et standardfundament

Den løsning, Redmark valgte til deres dokumenthåndtering, hedder Workpoint og er udviklet af Konica Minoltas partner af samme navn - Workpoint. Løsningen udnytter potentialet i standardsystemer som SharePoint Online og Office 365. Det gør, at virksomheder kan bruge WorkPoint til at optimere processer til styring af sager, dokumenter, mails, kundeaftaler og meget mere. Det ligger med andre ord lige til højrebenet for et revisionshus, hvor journalisering, dokumentation og lignende fylder meget.

Løsningen hos Redmark er bygget på standardkomponenter, men er alligevel tilpasset forretningen.

CIO for Redmark Hans Peter Lybæk siger:

”Det var på den ene side vigtigt for os, at vi kunne tegne alle brugerflader selv og få bygget vores WorkPoint-løsning op præcis, som vi ville have den. På den anden side var det et krav, at løsningen hviler på standardkomponenter, så vi ikke bliver ’fanget’ i et dyrt, proprietært system. Det viste sig, at WorkPoint kunne opfylde begge vores krav, og dermed tilgodese vores ønske om, at den nye løsning skulle stå på to ben, selv om det var usædvanligt for et revisionshus”.

Løsningen kan løbende udvikles og udbygges

WorkPoint-løsningen kan tilpasses, udvikles og udbygges fremover. Det gode ved løsningen er, at den i princippet aldrig bliver helt færdig, men løbende kan udvikles i takt med nye krav og behov fra forretningen.

”Det er nu, vi høster fordelene ved at have valgt en platform, der bygger på standardkomponenter, for det er enkelt, hurtigt og omkostningseffektivt at udvide med flere brugere, nye funktioner og nye forretningsområder. Tingene skal ikke udvikles fra bunden som i et proprietært system, men kan udvikles med de kendte og gennemtestede ’byggeklodser’ i systemet. Så vi er glade for vores valg” slutter CIO Hans Peter Lybæk fra Redmark.

WorkPoint siger godmorgen med et dashboard

Hvordan fungerer løsningen så for de over 200 medarbejdere?

Hans Peter Lybæk siger:

”Medarbejderne bliver mødt af et overskueligt dashboard, hvor deres næste aktiviteter er listet op. Når de går i gang, kan de udnytte den indbyggede søgemaskine i WorkPoint, som vitterligt er utrolig god og udgør et vigtigt værktøj i en travl hverdag. Og så har vi automatiseret ting, så medarbejderen ikke skal huske på det. Det gælder for eksempel automatisk arkivering af mails, som ikke længere aktivt skal vælges til, men kan vælges fra, hvis man ønsker det”.

Ledelsen går forrest

Hos Redmark har ledelsen bakket op om den nye WorkPoint-løsning, og allerede her har processen gode forudsætninger for at lykkes. Derudover har Hans Peter Lybæk og hans kolleger foretaget en meget målrettet indsats for at introducere de nye, gode vaner og de mange muligheder, der ligger i WorkPoint.

Har udviklingen og implementeringen af WorkPoint hos revisions- og rådgivningshuset Redmark så været en problemfri proces, der nærmest er gået af sig selv, og som blev udnyttet 100 procent fra dag 1?

Rent teknisk har det fungeret, men Hans Peter Lybæk lægger ikke skjul på, at der rent organisatorisk skal følges op:

”Én ting er det rent tekniske, det vil sige systemudviklingen og den tekniske implementering. En anden ting er forankringen blandt medarbejderne, hvor det er sin sag at få udryddet gamle vaner og introducere en ny måde at arbejde på. Det gør man ikke bare lige, selv om den nye løsning bevisligt er bedre og mere effektiv på alle parametre. Vi har løbende tiltag som for eksempel Redmark Challenge for at fremme brugen af WorkPoint ved at inddrage medarbejderne”.

Vil du også have fuld kontrol over dokumenter og processer – uden at være låst i et dyrt system?
Læs mere om, hvordan WorkPoint kan løfte din dokumenthåndtering her.