Klimatilpasning midt i et parcel- og rækkehusområde i Bagsværd i Gladsaxe Kommune stillede store krav til logistik og beboerinformation. Der skulle etableres nye systemer til håndtering af overfladevand med faskiner, regnbede, permeable belægninger mv. I samme forbindelse skulle tilslutning af kloakstik for rækkehusene i området udskiftes, og de eksisterende hovedledninger beliggende i forhaverne skulle nedlægges. Hertil kom omlægning af hovedledninger og stik samt flytning af el-, tele- og datakabler.

''Oprindeligt skulle opgaven udføres i ét sammenhængende flow, men gennem dialog med beboerne blev udførelsen opdelt i syv etaper således, at det daglige trafik-flow i området blev påvirket mindst muligt. Ændringen gjorde det også muligt at arbejde i flere områder samtidig og dermed reducere projektets samlede tidsplan'', fortæller Jakob Søndergaard Frederiksen, der er markedschef for Anlæg i OKNygaard. 

 
Beboerinddragelse giver et smidigt projektflow

Et tilfredsstillende resultat nås kun, hvis samarbejdet mellem de involverede parter fungerer, og det gør det kun, hvis kommunikationen kører åbent og ærligt. I Gedvad valgte OKNygaard at udvide den sædvanlige byggeledelse med en beboerkoordinator, som var ansvarlig for samtlige beboerdialoger- og involvering.

På byggepladsen blev der opsat grafiske fremstillinger af etapeplanen og anden information om projektet. Beboerne kunne derfor altid se den seneste information; også udenfor anlægsfolkenes arbejdstid. Samme information var tilgængelig på en hjemmeside, hvor samtlige beboere fik et unikt login. Hér lå information om tids- og etapeplan, trafikinformationer samt de varslinger, der også blev udleveret manuelt og/eller sendt som mail eller SMS.

''Vi har på tidligere projekter haft succes med at inddrage beboerne i projektet ved at lave en plantedag sammen med de borgere, der ønsker at deltage. Det bidrager til et større ejerskab af projektet, og det giver en god forståelse for selve projektet og klimaløsningerne. Vi afsatte derfor midler til et tilsvarende arrangement i Gedvad. Selve arrangementet blev aftalt med beboerne i forbindelse med ”Åben Skurvogn”, fortæller Jakob Søndergaard Frederiksen fra OKNygaard. 

Seks gange i løbet af projektet blev der afholdt ''Åben Skurvogn''. Her fik beboerne mulighed for at tale direkte med projektlederen og beboerkoordinatoren om de igangværende og kommende faser i projektet. Det var også i skurvognen, at tidsplaner for lukning af vand, spærring af tilkørsler og omlægning af gangstier mv. blev afstemt. 

Gensidig dialog giver de bedste resultater

OKNygaard har udviklet et opstartsseminarium, hvor rådgiver og bygherre deltager. Her drøftes det bl.a., hvordan man procesmæssigt håndterer kommunikation. Hvad er god kommunikation? Hvornår er en aftale bindende? Disse spørgsmål og flere til bliver afklaret på mødet, så misforståelser undgås, når projektet først er i fuld gang.

Som opfølgning på opstartsseminaret afholdes to evalueringsmøder. Formålet er dels at sikre, at der opbygges og fastholdes et godt samarbejde. Samtidig giver det en anledning til at drøfte behovet for evt. justeringer i kommunikationen eller andet, der kan gøre både projekt og proces endnu bedre. Når 1. årsplejen er kommet i gang, indkaldes der til et sidste møde for at sikre, at kommunikationen også i denne afsluttende fase fungerer til alles tilfredshed.

''I boligområder udgør dagrenovationen et særligt moment, som også skal håndteres, mens der arbejdes i området. Det ved vi kan løses, hvis vi indgår i en dialog med de lokale renovationsmedarbejdere ifm. opstarten af etaperne. Det kræver gensidig fleksibilitet ift. at finde løsninger, som selv i spidsbelastninger får tingene til at glide'', afslutter Jakob Søndergaard Frederiksen, markedschef for Anlæg i OKNygaard.